De regels die je bedrijf al heeft, opgeschreven waar de software ze ziet
Elk bedrijf draait op een handvol zinnen die in iemands hoofd zitten of in een beleidsdocument: een grote korting heeft een fiat nodig, een gewonnen deal gaat naar de boekhouding, een lead van de website gaat naar wie van dienst is. Een flow is zo’n zin, echt gemaakt.
Een vaste regel, proefgedraaid voor hij aan gaat.
Als een lead wordt aangemaakt, geef hem aan Sam, wacht drie dagen en post naar een webhook, teruggelezen als regel, getest tegen de records van vorige maand, en ingeschakeld. Dan een die elke ochtend loopt.
Zeg het één keer; lees het terug vóór het draait
Je beschrijft de hele automatisering in één zin, niet stap voor stap. Wat terugkomt is de flow uitgetekend (de trigger, de voorwaarden, elke stap) en een proefrun op echte records die toont wat er precies zou gebeurd zijn.
Er staat niets aan tot jij het zegt. Een flow die pas bij de derde voorwaarde fout blijkt, is een flow die je nu ontdekt op een voorbeeld in plaats van volgende dinsdag op tweehonderd records.
- Triggers: een record aangemaakt, een record gewijzigd, een uurrooster, of een HTTP-oproep
- Voorwaarden op elke kolom, ook die je zelf definieerde
- Stappen draaien als een gekozen identiteit, dus rechten blijven iets betekenen
- Uitvoeringsgeschiedenis, met de reden waarom een run niets deed
- Een flow die blijft falen zet zichzelf uit in plaats van eeuwig te herproberen
Wat een stap kan doen
- Een record aanmaken
- In elke tabel, met waarden uit het record dat de flow startte of letterlijk ingevuld.
- Een record wijzigen
- Het triggerrecord of een verwant record, met dezelfde validatie als een mens zou krijgen.
- Toewijzen
- Aan een persoon, een team, of om beurten aan wie van dienst is. Toewijzingsregels zijn nu flows: één mechanisme, geen twee.
- Mail versturen
- Uit een sjabloon, via de relay van de werkruimte of via de eigen gekoppelde mailbox van de afzender.
- Verwittigen
- Een persoon of een team, in de app, met een link terug naar het record dat het veroorzaakte.
- Een ander systeem aanroepen
- Een HTTP-verzoek naar een URL die jij instelt, met het antwoord beschikbaar voor volgende stappen, en SSRF correct afgehandeld, zodat een flow niet op je eigen interne netwerk gericht kan worden.
Ook van buitenaf gestart
Een flow kan een eigen HTTP-eindpunt hebben. Je websiteformulier, je betaalprovider, een script op iemands laptop, alles wat een verzoek kan doen, kan er één starten, met een geheim in de URL en een body die de flow kan lezen.
En op een uurrooster: elke nacht, wekelijks, de eerste van de maand. Gepland werk gaat op een wachtrij die een herdeploy overleeft, dus een taak van 02:00 tijdens een deploy draait alsnog in plaats van stilletjes niet.
- Een gegenereerd eindpunt per flow, met een eigen geheim
- Geplande runs op een duurzame wachtrij, met een lease zodat ze één keer draaien
- Elke run genoteerd: wanneer, wat overeenkwam, wat hij deed
- Herhaald falen zet de flow uit en zegt het
Automatiseer één ding en kijk
Neem de regel die je team het vaakst vergeet. Typ hem als een zin. Lees de proefrun. Dat is de hele evaluatie.